Empezaremos con las definiciones de la R.A.E. para que ningún directivo se pierda:
Presupuesto: Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación.
Previsión: Acción y efecto de prever.
Prever: Conocer, conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder.
Se debe distinguir entre tres tipos de presupuestos: los calculables, los estimables y los incalculables.
Ejemplos:
Presupuesto calculable: Si Manolito va a comprar una barra de pan, ¿cuánto le costará?
Sabemos que el precio de las barras de pan es estable, por lo que podemos hacer un presupuesto fiable.
Presupuesto estimable: Si Manolito tiene dos piés, ¿cuántos kilómetros correrá en un día completo?
Ni siquiera sabiendo que Manolito sale a correr cada día una hora podemos decir con exactitud cuándos kilómetros correrá. Incluso pueden suceder imprevistos que den al traste con nuestro presupuesto, como que Manolito se tuerza un tobillo y no pueda correr más allá de los primeros tres metros.
A pesar de todo esto, podemos estimar un rango de cuánto podría correr Manolito y tener un mínimo de cero kilómetros (el disparo de salida le da en la frente) hasta lo que humanamente se puede correr en un día.
Presupuesto incalculable: ¿Cuánto tardará Manolito, o su civilización, en inventar el teletransporte? Aquí ni podemos hacer un cálculo ni siquiera una estimación. Es un objetivo tan alejado de cualquier medición conocida que cualquier presupuesto tiene una altísima probabilidad de no acercarse al resultado real ni de coña, ni siquiera por muchos medios que pongamos.
Los clientes no suelen aceptar cambios en los presupuestos, pero en ciertas situaciones son inevitables y se les debe informar de ello.
Ahora, estimados directivos, que sabemos que el resultado o coste real de una tarea puede desviarse del presupuesto, analicemos por qué se desvían y hagámoslo con el presupuesto de ejemplo "¿Cuánto tarda Manolito en recorrer un kilómetro?":
1.- Omisiones durante el cálculo: es cuando al jefe de Manolito se le olvida tener en cuenta que Manolito tiene una pierna enyesada, o que tiene que atravesar un barranco, o que tiene que hacerlo entre chumberas...
2.- Impresvistos durante la realización: es cuando Manolito tropieza en la ejecución de su carrera y esto le retrasa, desviando la previsión inicial.
3.- Presupuesto estimado o es parcialmente estimado: es cuando se cree que se puede calcular exactamente cuánto tardará Manolito en su carrera, lo cual es falso, y se cree así por ignorancia o estupidez, normalmente lo último.
4.- Modificaciones en la tarea sin actualizar el presupuesto: es cuando a Manolito, una vez realizado el presupuesto, se le dice "De paso compra el pan", aunque la panadería no esté de paso. O cuando a Manolito se le dice "Oh! No hay zapatillas de deporte, tienes que ir en chanclas".
Estas son las razones por las que Manolito puede tardar más de lo previsto en recorrer su kilómetro. Con frecuencia se acusa a Manolito de ser lento y se le responsabiliza de la desviación, cuando la realidad es que quien realiza el presupuesto es un incompetente en esa tarea.
Vistos los problemas, veamos qué soluciones se les pueden dar:
1.- Omisiones durante el cálculo: hacer una lista de lo que incluye el presupuesto y que Manolito la revise para que pueda incluir o rectificar partes que él si conoce pero el que presupuesta no.
2.- Imprevistos durante la realización: en el presupuesto de debe hacer constar qué posibles o probables causas de desviación puede sufrir el presupuesto y no están bajo el control de quien presupuesta. También se debe incluir hasta qué desviación asumirá el que presupuesta y en qué situaciones se deberá revisar el presupuesto para adecuarlo a la realidad del momento.
3.- En realidad es un presupuesto estimado o es parcialmente estimado: aprender a reconocer cuándo un presupuesto se puede calcular, cuándo estimar y cuándo ninguna de las dos cosas. La solución pasa por formar al que presupuesta o poner en su lugar a una persona competente.
4.- Modificaciones en la tarea sin actualizar el presupuesto: cuando se modifique la tarea se debe revisar el presupuesto o hacer un anexo.
Todo esto no es sólo para cuándo Manolito va a tardar más en correr su kilómetro. También es para cuando a Manolito se le da una moto y tardará menos en hacerlo, aunque en este último caso las empresas sin ética suelen callarse y no modifican el presupuesto.
Las empresas con ética lo modifican manteniendo su objetivo de obtener un porcetaje de beneficio. Esto se lo agradecerá el cliente, y Manolito.
Algunas personas creen que cuando reiteradamente se desvían los presupuestos, la solución es multiplicar por tres la previsión inicial. Esta "solución" es aplicar de antemano una corrección indiscriminada en el presupuesto para corregir una "posible desviación" que se da por hecho que sucederá y de la que no se conocen las causas.
Sería equivalente a decir que la barra de pan de Manolito va a costar el triple de lo que cuesta en la panadería, o decir que Manolito va a tardar tres veces más en recorrer un kilómetro de lo que en realidad se estima, sin considerar por qué.
Esta "solución" la suelen aplicar quienes se ven forzados a dar un presupuesto calculable cuando éste sólo es en el mejor caso estimable.
Una advertencia: huya de quien pronuncie "solución de compromiso". Es sinónimo que chapuza monumental.
En el capítulo tres hablaré de los "Hablo de lo que no me entero" y "Calladito estás más majo".
