Visto lo que hay por el mundo hoy he decidido proyectar un poco de luz en esas mentes oscuras que suelen habitar en las cabezas de bastantes (demasiados en mi opinión) directores, jefes, encargados y demás personal que tiene encomendada la coordinación de personal.Para comenzar estudiaremos uno de los principales problemas: la gestión del tiempo de varios trabajos. Pondré ejemplos claritos para esas mentes espesillas.
Supongamos que Manolito le encargan hacer una tarta y barrer y fregar el suelo y ambas son urgentes. Sí, se suele utilizar el adjetivo "urgente" tan indiscrimandamente que cuando todo es urgente el resultado es que nada es urgente. Esto entra para el examen.
Supongamos que una tarta se puede preparar en dos horas y barrer pongamos una hora. En total tres horas si hacemos una detrás de otra.
Como tanto la tarta como barrer son urgentes se le pregunta a Manolito cada diez minutos cómo lleva ambas, lo cual supone, en tres horas, interrumpirle 18 veces (DIECIOCHO). Pero no tengamos en cuenta el tiempo de cada interrupción sino lo que a Manolito eso le ayuda (en nada) y en qué ayuda eso a la consecución de las tareas (en nada). En cambio, si Manolito tiene una paciencia un poco regulín, estaremos tentando a la suerte para estresarle en el mejor caso, cabrearle en el peor.
El jefe de Manolito, tras las primeras tres interrupciones, se pone un pelín impaciente, y le dice a Manolito que cómo es que aún no tiene ninguna de las dos cosas hechas ignorando, por desconsideración en el mejor caso, o desconociendo, por estupidez en el peor, que ninguna de ellas podría estar en ese tiempo (30 minutos). Manolito por cortesía y respeto responde que hace lo que puede, lo cual sabe a poco a su jefe y éste le pide que vaya haciendo ambas a la vez para terminarlas antes.
Aquí llegamos a un punto interesante: la multitarea. Mejor dicho, vamos a ver cómo se puede, si se puede, reducir el tiempo requerido para realizar varias tareas. Porque no nos engañemos, nadie puede ni siquiera firmar un papel mientras hace círculos con el pie, así que ni consideremos hacer tareas más complicadas a la vez. Manolito no puede hacer multitarea real.
Si dos tareas requieren 1 hora cada una, cambiar de una a otra cada 10 minutos no sólo no hará que se necesite menos tiempo para completarlas si no que lo aumentará, puesto que el cambio de una a otra requiere un tiempo. Alternar entre tareas únicamente sirve para que el momento en que todas se terminan sea menor. Es decir reducir el tiempo entre que se termina una y otra, pero no el tiempo total de ejecución. Esto también entra en el examen. Esto es la multitarea simulada.
Pero existe una excepción que precisamente puede aplicarse al caso de Manolito: alguna tarea tiene un paso en su ejecución en el que hay que esperar a que ocurra algo: desde que Manolito mete la tarta en el horno hasta que la saca cocida no tiene que hacer nada especial, tan sólo esperar. Es en ese momento es cuando puede (y debería) cambiar a otra tarea que pueda hacer.
Manolito puede dedicar una hora a preparar la tarta, meterla en el horno, barrer y luego sacar la tarta del horno: dos horas en total. Mágicamente hemos pasado de tres a dos horas. Pero sólo porque la tarta tiene un paso en el que hay que esperar, porque si en lugar de hacer una tarta Manolito tuviera que cortar leña, el tiempo total de barrer más el de cortar leña NUNCA sería menor por muchas veces que se cambie de una a otra. Jamás.
Así que si se quiere que una persona pueda hacer más de un trabajo "a la vez" y que ésto mejore el tiempo necesario para hacerlas es un requisito IMPRESCINCIBLE que alguna de ellas tenga un paso en el que se deba esperar. Para examen.
En el próximo capítulo hablaré de qué son los "presupuestos" y las "previsiones", porque parece ser un concepto que pocos (directivos) entienden.
