Curso exprés para directivos: Capítulo 2: "presupuestos" y "previsiones"

En esta nueva entrega del "Curso exprés para directivos" conoceremos qué son los presupuestos  las previsiones,  por qué pueden desviarse, las causas de las desviaciones y cómo podemos evitarlas.

Empezaremos con las definiciones de la R.A.E. para que ningún directivo se pierda:
Presupuesto: Cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación.
Previsión: Acción y efecto de prever. 
Prever: Conocer, conjeturar por algunas señales o indicios lo que ha de suceder.

Se debe distinguir entre tres tipos de presupuestos: los calculables, los estimables y los incalculables.
Ejemplos:
Presupuesto calculable: Si Manolito va a comprar una barra de pan, ¿cuánto le costará?
Sabemos que el precio de las barras de pan es estable, por lo que podemos hacer un presupuesto fiable.

Presupuesto estimable: Si Manolito tiene dos piés, ¿cuántos kilómetros correrá en un día completo?
Ni siquiera sabiendo que Manolito sale a correr cada día una hora podemos decir con exactitud cuándos kilómetros correrá. Incluso pueden suceder imprevistos que den al traste con nuestro presupuesto, como que Manolito se tuerza un tobillo y no pueda correr más allá de los primeros tres metros.
A pesar de todo esto, podemos estimar un rango de cuánto podría correr Manolito y tener un mínimo de cero kilómetros (el disparo de salida le da en la frente) hasta lo que humanamente se puede correr en un día.

Presupuesto incalculable: ¿Cuánto tardará Manolito, o su civilización, en inventar el teletransporte? Aquí ni podemos hacer un cálculo ni siquiera una estimación. Es un objetivo tan alejado de cualquier medición conocida que cualquier presupuesto tiene una altísima probabilidad de no acercarse al resultado real ni de coña, ni siquiera por muchos medios que pongamos.

Los clientes no suelen aceptar cambios en los presupuestos, pero en ciertas situaciones son inevitables y se les debe informar de ello.

Ahora, estimados directivos, que sabemos que el resultado o coste real de una tarea puede desviarse del presupuesto, analicemos por qué se desvían y hagámoslo con el presupuesto de ejemplo "¿Cuánto tarda Manolito en recorrer un kilómetro?":

1.- Omisiones durante el cálculo: es cuando al jefe de Manolito se le olvida tener en cuenta que Manolito tiene una pierna enyesada, o que tiene que atravesar un barranco, o que tiene que hacerlo entre chumberas...

2.- Impresvistos durante la realización: es cuando Manolito tropieza en la ejecución de su carrera y esto le retrasa, desviando la previsión inicial.

3.- Presupuesto estimado o es parcialmente estimado: es cuando se cree que se puede calcular exactamente cuánto tardará Manolito en su carrera, lo cual es falso, y se cree así por ignorancia o estupidez, normalmente lo último.

4.- Modificaciones en la tarea sin actualizar el presupuesto: es cuando a Manolito, una vez realizado el presupuesto, se le dice "De paso compra el pan", aunque la panadería no esté de paso. O cuando a Manolito se le dice "Oh! No hay zapatillas de deporte, tienes que ir en chanclas".

Estas son las razones por las que Manolito puede tardar más de lo previsto en recorrer su kilómetro. Con frecuencia se acusa a Manolito de ser lento y se le responsabiliza de la desviación, cuando la realidad es que quien realiza el presupuesto es un incompetente en esa tarea.

Vistos los problemas, veamos qué soluciones se les pueden dar:

1.- Omisiones durante el cálculo: hacer una lista de lo que incluye el presupuesto y que Manolito la revise para que pueda incluir o rectificar partes que él si conoce pero el que presupuesta no.

2.- Imprevistos durante la realización: en el presupuesto de debe hacer constar qué posibles o probables causas de desviación puede sufrir el presupuesto y no están bajo el control de quien presupuesta. También se debe incluir hasta qué desviación asumirá el que presupuesta y en qué situaciones se deberá revisar el presupuesto para adecuarlo a la realidad del momento.

3.- En realidad es un presupuesto estimado o es parcialmente estimado: aprender a reconocer cuándo un presupuesto se puede calcular, cuándo estimar y cuándo ninguna de las dos cosas. La solución pasa por formar al que presupuesta o poner en su lugar a una persona competente.

4.- Modificaciones en la tarea sin actualizar el presupuesto: cuando se modifique la tarea se debe revisar el presupuesto o hacer un anexo.

Todo esto no es sólo para cuándo Manolito va a tardar más en correr su kilómetro. También es para cuando a Manolito se le da una moto y tardará menos en hacerlo, aunque en este último caso las empresas sin ética suelen callarse y no modifican el presupuesto. 
Las empresas con ética lo modifican manteniendo su objetivo de obtener un porcetaje de beneficio. Esto se lo agradecerá el cliente, y Manolito.

Algunas personas creen que cuando reiteradamente se desvían los presupuestos, la solución es multiplicar por tres la previsión inicial. Esta "solución" es aplicar de antemano una corrección indiscriminada en el presupuesto para corregir una "posible desviación" que se da por hecho que sucederá y de la que no se conocen las causas. 
Sería equivalente a decir que la barra de pan de Manolito va a costar el triple de lo que cuesta en la panadería, o decir que Manolito va a tardar tres veces más en recorrer un kilómetro de lo que en realidad se estima, sin considerar por qué.
Esta "solución" la suelen aplicar quienes se ven forzados a dar un presupuesto calculable cuando éste sólo es en el mejor caso estimable.

Una advertencia: huya de quien pronuncie "solución de compromiso". Es sinónimo que chapuza monumental.

En el capítulo tres hablaré de los "Hablo de lo que no me entero" y "Calladito estás más majo".

Curso exprés para directivos: Capítulo 1: La multitarea

Visto lo que hay por el mundo hoy he decidido proyectar un poco de luz en esas mentes oscuras que suelen habitar en las cabezas de bastantes (demasiados en mi opinión) directores, jefes, encargados y demás personal que tiene encomendada la coordinación de personal.

Para comenzar estudiaremos uno de los principales problemas: la gestión del tiempo de varios trabajos. Pondré ejemplos claritos para esas mentes espesillas.

Supongamos que Manolito le encargan hacer una tarta y barrer y fregar el suelo y ambas son urgentes. Sí, se suele utilizar el adjetivo "urgente" tan indiscrimandamente que cuando todo es urgente el resultado es que nada es urgente. Esto entra para el examen.

Supongamos que una tarta se puede preparar en dos horas y barrer pongamos una hora. En total tres horas si hacemos una detrás de otra.

Como tanto la tarta como barrer son urgentes se le pregunta a Manolito cada diez minutos cómo lleva ambas, lo cual supone, en tres horas, interrumpirle 18 veces (DIECIOCHO). Pero no tengamos en cuenta el tiempo de cada interrupción sino lo que a Manolito eso le ayuda (en nada) y en qué ayuda eso a la consecución de las tareas (en nada). En cambio, si Manolito tiene una paciencia un poco regulín, estaremos tentando a la suerte para estresarle en el mejor caso, cabrearle en el peor.

El jefe de Manolito, tras las primeras tres interrupciones, se pone un pelín impaciente, y le dice a Manolito que cómo es que aún no tiene ninguna de las dos cosas hechas ignorando, por desconsideración en el mejor caso, o desconociendo, por estupidez en el peor, que ninguna de ellas podría estar en ese tiempo (30 minutos). Manolito por cortesía y respeto responde que hace lo que puede, lo cual sabe a poco a su jefe y éste le pide que vaya haciendo ambas a la vez para terminarlas antes.

Aquí llegamos a un punto interesante: la multitarea. Mejor dicho, vamos a ver cómo se puede, si se puede, reducir el tiempo requerido para realizar varias tareas. Porque no nos engañemos, nadie puede ni siquiera firmar un papel mientras hace círculos con el pie, así que ni consideremos hacer tareas más complicadas a la vez. Manolito no puede hacer multitarea real.

Si dos tareas requieren 1 hora cada una, cambiar de una a otra cada 10 minutos no sólo no hará que se necesite menos tiempo para completarlas si no que lo aumentará, puesto que el cambio de una a otra requiere un tiempo. Alternar entre tareas únicamente sirve para que el momento en que todas se terminan sea menor. Es decir reducir el tiempo entre que se termina una y otra, pero no el tiempo total de ejecución. Esto también entra en el examen. Esto es la multitarea simulada.

Pero existe una excepción que precisamente puede aplicarse al caso de Manolito: alguna tarea tiene un paso en su ejecución en el que hay que esperar a que ocurra algo: desde que Manolito mete la tarta en el horno hasta que la saca cocida no tiene que hacer nada especial, tan sólo esperar. Es en ese momento es cuando puede (y debería) cambiar a otra tarea que pueda hacer.

Manolito puede dedicar una hora a preparar la tarta, meterla en el horno, barrer y luego sacar la tarta del horno: dos horas en total. Mágicamente hemos pasado de tres a dos horas. Pero sólo porque la tarta tiene un paso en el que hay que esperar, porque si en lugar de hacer una tarta Manolito tuviera que cortar leña, el tiempo total de barrer más el de cortar leña NUNCA sería menor por muchas veces que se cambie de una a otra. Jamás.

Así que si se quiere que una persona pueda hacer más de un trabajo "a la vez" y que ésto mejore el tiempo necesario para hacerlas es un requisito IMPRESCINCIBLE que alguna de ellas tenga un paso en el que se deba esperar. Para examen.

En el próximo capítulo hablaré de qué son los "presupuestos" y las "previsiones", porque parece ser un concepto que pocos (directivos) entienden.

Cuando el distrubuidor no cumple

Algunas grandes empresas optan por tener distribuidores en lugar de presencia propia en un país. Esto les permite ahorrarse una infraestructura fija a cambio de una estructura que fácilmente pueden reducir o aumentar a cambio de compartir sus ganancias con las empresas que eligen como distribuidoras.

En principio no es mal acuerdo, excepto cuando los distribuidores no cumplen con las expectativas de los clientes de la gran empresa.

Un ejemplo es Lenovo, que antes era la rama de IBM que se dedicaba a los ordenadores portátiles, muy conocida por los portátiles Thinkpad y su duración y fiabilidad.

Lástima que cuando uno tiene un problema con un portátil Lenovo y acude a los distribuidores, éstos no muestran el más mínimo interés.

Por ejemplo, obtener los CD's de recuperación originales de un portátil Levono es una odisea. Para empezar, es bastante complicado obtener la lista de proveedores de Lenovo. Si se te ocurre llamarles por teléfono, aparecen al otro lado del auricular señoritas desganadas a las que les cuesta darte la información, como si se les estuviera interrumpiendo la siesta.
Una vez localizada la página web de Lenovo donde aparecen sus distribuidores, eliges el primero más cercano: MEINSA.  Tras comentarles el producto que se desea e incluso darles el "part number" del producto, quedan en llamarte para darte el precio. Nunca más se supo de estos señores.

Segunda opción: Computer Technology Catalunya. Lo mismo, tras una llamada en la que te indican que se pondrán en contacto contigo, nunca más vuelves a saber de ellos.

Todo esto no me lleva a pensar que los Productos Lenovo no sean buenos, sino que los distribuidores que eligen son malos, muy malos. Tanto como tomar nota de estas dos empresas para en el futuro no volver a caer en el error de acudir a ellas.

Premio del día: el gestor de ventanas de Windows

Aunque pudiera no parecerlo, Windows tiene un gestor de ventanas. Es esa parte de Windows que se encarga poner una ventana por delante de la otra cuando seleccionas un programa en la barra de tareas, saber qué ventana está activa y cuál inactiva, y precisamente la que debería evitar que la ventana de un programa se ponga por delante de todas las demás sin previo aviso ni permiso del usuario, algo que ya comenté en su momento, ya...

Pues la mera existencia de un gestor de ventanas debería ser suficiente para que no existiera el siguiente mensaje:

Pero existe, y es de Windows. Ole y ole.

El infierno y Microsoft

Cada vez que veo este mensaje Microsoft está más cerca de ganarse el infierno.

Telefónica, Movistar y el nombre de las cosas

Hace tiempo que Telefónica, perdón, Movistar, que ahora se llama Movistar, y Movistar me tienen acostumbrado a sus brillantes estrategias comerciales. Que si de 9 a 5 es más barato que de 5 a 12, pero sólo para números de Mosvistar, pero si es uno de tus 5 favoritos, que sólo puedes cambiar una vez al año, entonces sólo te cuesta la mitad si es entre semana, porque si es fin de semana te sale gratis siempre que no superes los 200 minutos mensuales para fines de semana porque, en caso contrario, entonces te sale más caro. Cosas así eran muy típicas en Movistar. Con Telefónica, si tenías un problema con la ADSL sólo te quedaba llamar, rezar para que te contestara algún "técnico" y, después de reiniciar el router ADSL, rezar aún más para que el problema se solucionara por sí sólo, porque como tuvieras que esperar a que fuese Telefónica quien lo reparase, lo tenías claro.
Pero eso fue en el pasado. Hoy ya no existe Telefónica, ahora se llama Movistar. Es la forma más secilla de quitarle la mala imagen a una empresa, cambiándole el nombre. Claro que Movistar tampoco que es tenga una mucho mejor.

Pero, cambios de nombres a parte, ayer me deleitó Telefónica/Movistar con una llamada comercial, que no solicité, por supuesto. No tenía desperdicio la "oferta".

Consistía en que la línea fija más el servicio de ADSL me costaba alrededor de 35 euros, bastante menos que mi proveedor actual, y tenía una, atención, "permanencia de un año". Como soy curioso le pregunté a la amable chica de acento sudamericano si la tarifa que se me aplicaría tras ese año sería superior (inferior ya intuía que no), a lo que me contestó que sí, pero que podía llamarles antes de que pasase el año y que con seguridad me ofrecerían otra oferta (pan para hoy y esperanza para mañana, si Movistar quiere, claro). Le hice evidente a la muchacha que, claro, ellos podían llamarlo "permanencia", pero lo que eso era es una oferta limitada a un año y para colmo obligatoria, tras la cual Movistar podría ofrecerme una oferta similar, o no, nadie lo sabe con certeza. Parece mentira que tuviera que explicarle a la señorita que los periodos de permanencia son para que la compañía pueda amortizar una inversión incial que hace con el cliente (por ejemplo "reglarle" un móvil), pero que en su caso no era aplicable, ni siquiera por el router, ya que mi proveedor actual me lo proporcionó y no me impuso ningún periodo de permanencia.

Perciviendo la zagala mis dudas respecto las condiciones futuras de la tarifa, me informó que si durante ese año yo contrataba una línea móvil con Movistar, entonces sí me mantendrían la oferta inicial, lo que estaría muy bien si no fuese porque en mi factura actual ya está incluida la línea del móvil, la tarifa plana de Internet, tres euros en llamadas y una tarifa de 5 céntimos por minuto a donde sea y a la hora que sea. En resumen, su oferta no mejoraba mi factura actual ni de lejos.

La moza entonces canbió de registro y comenzó una verborrea sobre lo mucho que se esfuerza Movistar en dar un serivio "de calidad", mientras que mi contrato actual era con una empresa a la que Movistar le alquila las líneas. Espero que no sea necesario señalar la descomunal paradoja que es que mi proveedor actual pueda darme un precio mejor que la propietaria de la infraestructura. Todo redondo: el precio, las condiciones y la argumentación.

Con todo esto sólo me queda separar la manos, extender los dedos y juntar las palmas de golpe varias veces para felicitar a Telefónica/Movistar de su nueva y triunfante estrategia comercial que con absoluta seguridad le devolverá los clientes que pierde sangrantemente.

Muertos en el camino: mobileme (Apple)

Esta es la primera dedicatoria a tecnologías muertas en el camino.

Deberíamos estar aprendiendo de ello, pero me temo que no siempre es así. Microsoft es de las empresa que crea más tecnologías "que van a cambiar el mundo" y que terminan en la cuneta.

Esta imagen es de la web de Apple, no me he esforzado yo en hacerla. Dedican diseñadores hasta para sus pifias.